Millones de pequeños empresarios y emprendedores son maestros en crear grandes productos y servicios, creando equipos impresionantes y ganándose clientes. Muchos de ellos, sin embargo, probablemente fallarían un curso de contabilidad básica. Éstos son los 10 fundamentos básicos de contabilidad para una pequeña empresa que usted debe conocer.

Si usted – el propietario de la empresa – no entiende los diferentes tipos de "cuentas" que su contador utiliza para organizar sus finanzas, medir el éxito (o el fracaso) de sus esfuerzos será inútil. Ser hábil en marketing digital, por ejemplo, no es suficiente si usted no tiene un panorama claro de las finanzas de su negocio y se enfrenta con problemas de liquidez.

¿Cómo están sus cuentas por cobrar? ¿Está constantemente pagando sus propias cuentas tarde? No prestarle atención a los pequeños detalles como entender sus propios libros es un problema, dice Lita Epstein, que diseña cursos en línea sobre como leer los estados financieros y autora de Bookkeeping Kit for Dummies (Teneduría de Libros para Dummies, Wiley, 2012).

Éstos son los 10 fundamentos básicos de las cuentas de contabilidad más comunes para una pequeña empresa que usted debe conocer:

  • Dinero en efectivo. No puede ser más básico que esto. Todas sus transacciones comerciales pasan a través de la cuenta de efectivo, que es tan importante que a menudo los contadores utilizan dos registros – Recibos de Caja y Desembolsos de Efectivo – para rastrear la actividad.
     
  • Cuentas por Cobrar. Si su empresa vende productos o servicios y no colecta el pago inmediatamente, usted tiene "cuentas por cobrar" y debe rastrear las cuentas por cobrar. Este es dinero adeudado por los clientes, y mantenerlo al día es fundamental para estar seguro de que usted envía facturas correctas y a tiempo.
     
  • Inventario. Productos que tiene en almacén para vender son como dinero en estantes y deben ser cuidadosamente representados y rastreados. Los números que tiene en sus libros deben ser probados periódicamente contando el inventario que tiene a la mano.
     
  • Cuentas por Pagar. A nadie le gusta enviar dinero fuera del negocio. Pero es un poco menos doloroso si usted tiene una visión clara de todo a través de sus cuentas por pagar. Tener buena contabilidad le ayuda a asegurar el pago a tiempo – y más importante – que usted no pague facturas dos veces. Pagar las cuentas antes de su fecha de vencimiento también podría resultar en descuentos para su negocio.
     
  • Préstamos por Pagar. Si usted ha pedido dinero prestado para comprar equipos, vehículos, muebles u otros artículos para su negocio, esta es la cuenta que rastrea lo que debe y lo que se tiene que pagar.
     
  • Ventas. La cuenta de Ventas es donde rastrea lo que usted vende y los ingresos entrantes. Registrar las ventas a tiempo y correctamente es fundamental para saber cómo le va en su negocio.
     
  • Compras. La cuenta de Compras es donde rastrea cualquier materia prima o productos terminados que usted compra para su negocio. Es un componente clave para calcular el "Costo de Ventas" (COGS), que se resta de las ventas para encontrar las ganancias brutas de la empresa.
     
  • Los gastos de nómina. Este es el costo más grande para muchas empresas. Nadie trabaja gratis. Mantener esta cuenta exacta y actualizada es esencial para cumplir con los requisitos de impuestos y otros requerimientos del gobierno. No prestarle atención a estas responsabilidades tendrá consecuencias graves para su negocio.
     
  • Capital del propietario. Esta cuenta se oye bonito. Básicamente, rastrea la cantidad que cada propietario invierte en el negocio. "Muchas pequeñas empresas son propiedad de una persona o un grupo de socios que no están incorporados, por lo que no existen acciones para dividir la propiedad ", dice Epstein. "Así que el dinero invertido en el negocio se rastrea en las cuentas de capital del propietario, y todo el efectivo retirado aparece en las cuentas de Desembolsos. Con el fin de ser justos con todos los propietarios, sus registros deben registrar cuidadosamente las Cuentas de Capital del Propietario o Patrimonio.
     
  • Ganancias Retenidas. La cuenta de Ganancias Retenidas rastrea las ganancias de su empresa que se reinvierten en el negocio y no son pagados a los propietarios. Las ganancias retenidas son acumulativos, lo que significa que aparecen como un total acumulado de dinero que se ha mantenido desde que la compañía comenzó. La gestión de esta cuenta no toma mucho tiempo y es importante para los inversores y prestamistas que quieren ver cómo la compañía ha cumplido a través del tiempo.

Muchos propietarios de negocios piensan que la contabilidad es una tarea abrumadora. Pero si usted entiende y utiliza los datos que su contador recauda, la teneduría de libros puede ser su mejor amigo, ayudándole a gestionar su negocio de manera más eficaz.

About the Author(s)

Daniel Kehrer

Daniel Kehrer, Founder & Managing Director of BizBest Media Corp., is a nationally-known, award-winning expert on small and local business, start-ups, content marketing, entrepreneurship and social media, with an MBA from UCLA/Anderson. 

Founder & Managing Director, BizBest

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